HRM

Opgavegericht werken
In ons coalitieakkoord is aangegeven dat we voor de aanpak van de grote maatschappelijke opgaven, zoals beschreven in de Omgevingsvisie, kiezen voor een ‘opgavegerichte’ benadering. Dat houdt in dat we deze opgaven centraal stellen en niet de afzonderlijke beleidsvelden, en dat we deze niet alléén aanpakken, maar samen met andere publieke en private belanghebbenden. Voor wat betreft de ambtelijke organisatie is hiervoor al een goed fundament gelegd. De organisatie is flexibeler gemaakt, de digitale voorzieningen en de informatievoorziening zijn op orde gebracht en de strategische functie is versterkt. We gaan hierop verder bouwen, onder meer door de verschillende rollen van bestuur en ambtelijke organisatie in het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap te verhelderen.

Onderzoek verhouding primaire en ondersteunende afdelingen
In 2015 is de organisatie vanuit een aantal uitgangspunten opnieuw ingericht. Uitgangspunten destijds waren onder meer scheiding van beleid en uitvoering en voor de ondersteunende activiteiten het ‘centraal, tenzij’ principe. Komend jaar gaan we onderzoeken in hoeverre deze uitgangspunten nog aansluiten bij de gewenste verdere doorontwikkeling van de organisatie. Daarbij is vooral de verhouding tussen het aantal ondersteunende en primaire afdelingen een aandachtspunt.

Duurzaam woon-werkverkeer
In het kader van het programma Het Goede Voorbeeld zet de provincie middelen in voor het verder verduurzamen van het woon-werkverkeer en de dienstreizen van haar eigen medewerkers. In aanvulling op bestaande regelingen en faciliteiten is het voornemen maatregelen te treffen die het gebruik van op fossiele brandstof rijdende auto’s nog verder terugdringen.

Participatiewet
De realisatie van de taakstelling voor de Participatiewet verloopt voorspoedig. Met 13 fte bezet door kandidaten uit de doelgroep van de Participatiewet ligt Flevoland op schema in het behalen van de wettelijke quotumnorm.  
Fundament onder de aanpak is de actieve werving en begeleiding van participatiemedewerkers. Daarnaast is er een nauwe samenwerking met andere provincies en Flevolandse overheden. We willen deze aanpak verbreden en versterken door hoog opgeleide participatiekandidaten te interesseren voor een betrekking bij de provincie.

Implementatie Wnra en generiek functiegebouw
Conform de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) is voor provincieambtenaren per 1 januari 2020 het private arbeidsrecht van toepassing. Per 1 juli 2020 gaan alle provincies over naar een nieuw generiek functiegebouw. Omdat Flevoland al generieke functies kent gaat het om een beperkte aanpassing van het huidige functiegebouw. De invoering van de Wnra en het generieke functiegebouw vereist een zorgvuldige communicatie en begeleiding.

Interne beheersing en rechtmatigheid

Door een verandering in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) zal naar verwachting vanaf het begrotingsjaar 2021 het college van Gedeputeerde Staten de rechtmatigheid van de jaarrekening verklaren. Tot nu toe stelde de accountant de rechtmatigheid van de jaarrekening vast en beoordeelde hij de financiële getrouwheid en rechtmatigheid. De accountantsverklaring beperkt zich vanaf begrotingsjaar 2021 tot de juistheid van zowel de jaarrekening als van de rechtmatigheidsverklaring van het college.

Impliciet was het college altijd al verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, maar nu moeten GS dit expliciet verklaren en onderbouwen. In 2020 gaan we onderzoeken hoe GS een dergelijke verklaring kan afgeven. Daarvoor moet het college kunnen vertrouwen op het onderzoek dat door de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) wordt uitgevoerd. Feitelijk baseert ook de accountant zich de laatste jaren al op het onderzoekswerk van de VIC, bijvoorbeeld van de Europese aanbestedingen en de verleende subsidies.

De komende tijd stellen we een (meerjarig) controlebeleid op waarin is vastgelegd hoe in de organisatie control is ingericht. Daarbij baseren we ons op de ‘three lines of defence’ en richten we de interne beheersing en de internal auditfunctie zo in dat Gedeputeerde Staten de jaarrekening rechtmatig kunnen verklaren.

Monitoring aanbevelingen

De afgelopen jaren is in het jaarverslag beknopt gerapporteerd over de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen uit de onderzoeken van de Randstedelijke Rekenkamer. Op verzoek van Provinciale Staten worden in het Jaarverslag 2019 de aanbevelingen uit de Rekenkameronderzoeken gemonitord en de uitwerking daarvan toegelicht.

Automatisering en informatievoorziening

In de periode 2016-2019 is met de uitvoering van het programma Meerjaren Aanpak Bedrijfsvoering (MAB) het fundament gelegd voor een toekomstvaste informatievoorziening in Flevoland. De organisatie is op het vereiste niveau gebracht, beleid en richtlijnen zijn uitgewerkt, het IT-applicatielandschap is vernieuwd en de ICT-cloudstrategie is gerealiseerd. Hiermee heeft de provincie Flevoland de basis (weer) op orde. Op enkele onderdelen (m.n. Omgevingswet, Wet Open Overheid/informatiebeheer, Cloud Datacenter en Medewerkers DigiVaardig en Innovatielab) lopen de activiteiten ook in 2020 nog door. In deze begroting wordt voorgesteld de resterende MAB-middelen hiervoor te reserveren/oormerken.

De digitale transformatie is een wezenlijk onderdeel van de snelle veranderingen in de wereld. Om een factor van betekenis te kunnen blijven zal Flevoland haar informatievoorziening moeten blijven door-ontwikkelen en slim moeten inspelen op de vragen van de veranderende samenleving en de mogelijkheden die technologische ontwikkelingen en het gebruik van data bieden. Dit vraagt de nodige inspanningen; hiervoor wordt thans een visie en agenda (voor de periode 2020-2024) uitgewerkt.

Inkoop en aanbesteding

Conform ons inkoop- en aanbestedingsbeleid stimuleren we bij nieuwe aanbestedingen waar mogelijk de benutting van hernieuwbare energie, de bio- en circulaire economie en de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en minimaliseren we het energieverbruik en de belasting van het milieu. Onze aanbestedingen hebben wij zodanig ingericht, dat we verbeteringen hebben bereikt in het gebruik van materialen en energie. Wij betrekken de Participatiewet bij de uitvoering van inkopen en aanbestedingen. Tot op heden voldoet de provincie aan de vereiste normering. Het in 2017 vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid is reeds in lijn met het Coalitieakkoord 2019-2023, de daarin beoogde resultaten en de uitkomsten van het vastgestelde actieplan ‘Het Goede Voorbeeld’.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet over overheid (WOO)

De AVG die sinds 25 mei 2018 van kracht is, is de nieuwe privacywetgeving voor de hele Europese Unie. Onder deze wet worden privacyrechten versterkt en uitgebreid en krijgen organisaties meer verantwoordelijkheden in het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens. Inwoners en medewerkers hebben nu meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen bij de verwerking van hun persoonsgegevens. De medewerkers zijn zich inmiddels redelijk bewust van wat de regelgeving betekent. Uiteraard houden we in 2020 de vinger aan de pols en monitoren we of Flevoland voldoet aan de regelgeving en gerechtelijke uitspraken inzake privacy. In de organisatie wordt doorlopend aandacht besteed aan privacyregels en datalekken en wordt in voorkomende gevallen actief ingegrepen en waar nodig passende technische en organisatorische maatregelen genomen.

De Wet open overheid (Woo) heeft tot doel overheden en semi-overheden transparanter te maken. De kern is dat overheidsorganisaties verplicht worden om meer categorieën documenten actief openbaar te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Deze wet vervangt op termijn de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).
In januari 2019 is de Wijzigingswet Wet open overheid bij de Tweede Kamer ingediend. De verwachting is dat deze in het najaar van 2019 wordt besproken in het parlement. Als de wet in 2020 in werking treedt dan kan dat financiële en personele gevolgen hebben voor de organisatie.